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从医院门诊收费备用金视角谈库存现金管理
2021.03.08来源:医管新世界

  我国于1988年施行,并在2011年修订的《现金管理暂行条例》是所有企事业单位库存现金管理的法律依据。该条例对企事业单位库存现金的使用作出了明确的规定,各企事业单位应当遵照该条例,根据本单位自身特点,结合本单位实际情况,制定相关细则,以更好地将该条例执行落实到位。本文以医院门诊收费备用金为视角,从备用金的起源和用途、备用金限额的核定和调整、备用金管理的环节和要点、备用金管理的目标和方向、备用金管理的措施和手段等方面进行阐述,剖析备用金管理在现实工作中存在的问题和解决办法,为企事业单位库存现金管理提供借鉴和帮助。

  库存现金是指存放于企事业单位财会部门、由出纳人员或收费人员经手和保管的纸制货币或金属货币。库存现金是企事业单位流动性最强的资产,企事业单位应当严格遵守国家有关现金管理制度,正确进行现金收入和现金支出的核算,坚持现金使用的合法性和合理性。现实情况中,不少企事单位因为没有重视库存现金的管理,疏于库存现金的控制,使现金管理发生混乱,造成损失,从而给企事业单位自身乃至国家和社会带来不良后果。建国以来,经济领域发生的多起经济案件和违法行为均与现金管理漏洞有关。因此,加强库存现金管理,防范经济违法犯罪,加强抵御风险能力对每个企事业单位都是一项至关重要的工作。

  医院门诊收费的备用金是属于医院库存现金的重要组成部分,医院为了向使用现金的患者提供方便,为其找零和退款,给门诊每个收费人员配备了一定数额的现金作为备用金进行周转。因为许多医院门诊大楼面积广、楼层多,造成收费窗口设置布点广泛,配置的收费人员数量较多,使得医院门诊收费备用金的总量成为了一个较为庞大的数字。对这部分的库存现金的管理如有差池和懈怠,将予不法人员以可趁之机,给医院带来严重后果,所以门诊收费备用金的管理工作需要医院高度重视,并制定相应的规章制度,安排相应人员进行具体管控。

  一、医院门诊收费备用金的起源和用途

  医院门诊收费窗口是患者办理财务业务的地点,如办理诊疗卡、诊疗卡充值、交住院预缴金、退诊疗卡余额等。现今,移动支付手段已经广泛普及,但不少患者特别是年纪较大或来自农村的患者,仍然偏爱使用现金,那么医院必须给门诊收费人员配备一定数额的现金,用于为上述患者退找零钱的周转,这部分现金由门诊收费人员经相关负责人同意后从会计部门借支,并负责保管和使用。该备用金在会计账目中通过“其他应收款—某收费员”等科目进行核算。

  二、医院门诊收费备用金的核定和调整

  1、医院门诊收费备用金的核定

  医院门诊收费备用金的额度高低的确定,应当能充分满足窗口业务一定时间段(一般至少为一个工作班次)的需要,额度高了不利于保管并滋生隐患,额度低了可能会造成工作中途停摆无法继续。门诊收费备用金的额度应采取有效的衡量手段和计算方法,使之保持在合理的水平上。具体衡量方式可以根据相关HIS报表,对患者人流量的变化曲线、患者使用现金量在所有支付方式中的占比,以及门诊窗口开启数量,还有门诊收费人员每日工作结束时备用金中零钱整钞的比例等信息数据,科学地进行推测和计算。

  一个门急诊量日均为10000人次的医院,按HIS统计数据,使用现金患者占比约为20%即2000人,按每位患者退找零钞多则99元,少则1元平均计算,每位患者平均找零50元,那么日均需准备零钞量为2000人×50元=100000元,医院同时上岗的收费员按25名设置,则每位收费员需配置备用金100000÷25=4000元。

  医院门诊收费员备用金的额度一经核定,必须严格遵守,不得随意改变。

  2、医院门诊收费备用金的调整

  随着时代的进步和科技的发展,移动支付手段已经在我国大范围普及,使以前只能使用现金支付的方式现在大为改观,许多患者去医院就诊仅揣个手机就前往了,在付费或充值时选择微信或支付宝等电子结算方式,在手机上动动手指就能快速方便地完成。但即使如此,目前仍有一些患者,比如上了年纪的、来自偏远地方的等人群,他们仍然喜欢和习惯使用现金,不论是在门诊就诊支付还是住院治疗缴纳预交金,他们都不愿意放弃现金。对待这样的患者人群,医院一样需要向其提供财务服务,收取他们交纳的现金,并给予找零。一方面,医院为这部分人群提供现金服务,另一方面,医院也在努力培养这部分人群使用电子货币的兴趣和习惯,在这部分人群数量逐渐缩小的同时,医院备用金的额度也应随之缩减,在满足窗口现金业务需要的同时尽量降低沉淀资金的数额,避免现金冗余,减少资源浪费,保证资金安全。

  三、医院门诊收费备用金管理的环节和要点

  1、医院门诊收费备用金的借支和归还

  医院门诊收费室的工作人员在上岗前,应根据核定的备用金限额,填写备用金的借支单据,写明借支事由、借支金额、借支人员姓名和工号以及电话等,经部门负责人员和上级领导签批同意之后,提交到会计部门,再经会计审核通过后,向出纳请款。

  该经济业务在会计账务中,根据2018年启动实施的《政府会计制度》,应做如下会计分录处理:

  (1)、从银行等金融机构提现

  借:库存现金

  贷:银行存款

  (2)、某收费员借备用金

  借:其他应收款-某收费员

  贷:库存现金

  医院门诊收费室的工作人员在请假、休假超过一定时间(一般为壹周),或者离职、辞职时,应当及时将其借支的备用金全额归还给医院,未归还或未全额归还前,医院不得准假或为其办理离院手续。

  医院门诊收费员备用金的归还,按上述科目做相反会计分录处理。

  2、医院门诊收费备用金的存放和保管

  医院门诊收费室应安排专门的地点、专门的区域作为存放备用金的金库,金库地点应达到干燥、隐密、安全的要求,并且无水电气方面的隐患。金库中应按存放体积购置适当尺寸的保险柜,对备用金进行存放。每个收费人员仅掌握分配给其的保险柜的钥匙和密码,不得相互共用,不得相互借用,不得相互串用。

  3、医院门诊收费备用金的保密和安全

  医院门诊收费室的金库地点确定后,应当联系医院保卫部门,根据现场情况,布设相应的安防系统和设备,保证库存备用金的安全。财务收费室特别是金库,严禁科室以外人员进出。财务收费人员不得将金库的地点、备用金的数量等相关信息向科室以外的任何人员泄露。财务收费室特别是金库内,严禁拍照和录像,严禁加热食物和给电子设备充电。财务收费人员进出财务收费室和金库时,严加注意房门的关闭和谨防尾随。

  4、医院门诊收费备用金的盘存

  对备用金的盘存是保证备用金安全完整的有效和主要的手段。为了防止资金风险,堵塞可能发生的挪用、侵占、截留等漏洞,医院财务部门应安排稽查人员,坚持定期不定时地对门诊收费工作人员掌管的备用金进行盘存,确保备用金的账实相符。

  4.1 备用金盘存的间隔时长

  医院门诊收费室工作人员备用金的盘存应当确定一个适当的间隔期,频率太高不仅没有必要并且影响窗口正常工作,频率太低若发现问题又为时已晚。一般不应超过壹个月必须盘存一次,壹个月内盘存不需要超过三次。

  4.2 备用金盘存的时点选择

  备用金盘存时间点的选择不应当固定,如果长期固定,会使被盘存人员事先知晓,产生防备,提前想办法去做掩饰,使稽查人员难以查到真相,达不到预期效果,盘存就失去了意义。所以,可以选择工作时间的任意时点,在被盘存人员没有任何准备的情况下,进行突击盘存,这样才能取得真实有效的结果,从而达到盘存的目的。

  4.3 备用金盘存的表格编制

  备用金盘存表格可以编制《个人盘存表》和《汇总盘存表》。《个人盘存表》是用于收费员个人盘存时填制的,《汇总盘存表》则是对《个人盘存表》的归集。

  《个人盘存表》上应当列有:科室、姓名、工号、盘存日期、票面、张数、当日窗口已办理现金业务的余额、备用金应有金额、盘存实有金额、结余(盈亏)金额、盘存人员签名、被盘存人员签名等信息。此表由稽查人员填制和签名,被盘存人员签名确认。

  《汇总盘存表》上应当列有科室每个收费员工的姓名、备用金应有金额、盘存实有金额、结余(盈亏)金额、制表人等信息,此表由制表人员填制并签名。

  4.4 备用金盘存的计算公式

  备用金盘存结余金额=(100元×张数+50元×张数+20元×张数+10元×张数+5元×张数+1元×张数或枚数+0.5元×张数或枚数+0.1元×张数或枚数)+(HIS系统中该收费员当日现金收入-HIS系统中该收费员当日现金支出)-该收费员借支的备用金金额-该收费员当日已预交的现金金额

  盘存结余金额=0为正常

  盘存结余金额>0为盘盈

  盘存结余金额<0为盘亏

  4.5 备用金盘存的实施人员

  通常情况下,备用金盘存的稽查实施人员由科室的管理人员,即科室负责人或小组长担任。收费人员较多的医院,可将收费人员分为不同的小组,由不同的组长对本小组的收费人员实施盘存。为防止可能发生的联手串谋,可不定期对小组长进行交叉换岗,也可由科室负责人直接进小组进行抽查盘点。

  4.6 备用金盘存的方法手段

  备用金的盘存,必须采取现场实地盘存的方式进行。具体的时间可以选择收费员上窗口前、下窗口后、或执窗中途均可。盘点范围应将收费员存放在各处(窗口台面、抽屉、钱箱、保险柜等)的现金都纳入其中。由稽查人员确定了具体的时间后,在不通知收费员的情况下,携带盘存表格直接抵达收费人员窗口突击开展。先帮助拦截窗外的排队患者,然后关闭窗口,放置“暂停服务”提示牌,当即对收费人员的现金进行清点。清点完窗口的现金后,再与收费员一同,去科室的金库里查看该收费人员的保险柜,如果保险柜中存放有现金,也一并列入盘存表中。盘点全过程收费员必须始终在场,不得以任何借口离开。最后由稽查人员现场计算备用金结余金额,判断盈亏结果,并让收费员当场确认并在盘存表上签名。

  4.7 备用金盘存的盈亏处理

  备用金的盘存结果,会产生三种结果:正常、盘盈、盘亏,除第一种结果外,其他两种均属于非正常结果,即账实不符。根据相关财务制度的规定,库存现金盘盈金额,当事人应立即上缴;库存现金盘亏金额,当事人应无条件补齐。在会计账务中,根据2018年启动实施的《政府会计制度》,应做如下处理:

  (一)、现金盘盈,转入待处理财产损溢财务会计处理

  借:库存现金

  贷:待处理财产损溢

  预算会计处理

  借:资金结存-货币资金

  贷:其他预算收入

  如无法查明原因,经批准后财务会计处理

  借:待处理财产损溢

  贷:其他收入

  (二)、现金盘亏, 转入待处理财产损溢

  1、查明原因之前

  财务会计处理

  借:待处理财产损溢

  贷:库存现金

  预算会计处理

  借:其他支出

  贷:资金结存-货币资金

  2、确定由责任人赔偿时财务会计处理

  借:其他应收款

  贷:库存现金

  预算会计处理

  借:资金结存-货币资金

  贷:其他支出

  对于备用金的盘盈和盘亏情况,大部分均为收费人员在收取现金和找退现金的业务操作中不仔细的差错造成的,属于无意识无目的的行为,但现实中也有发生收费人员蓄意为之,在找零过程中故意将小面额货币扣下,不给患者,积少成多,占为已有的情形。所以,盘存的实施人员,不能只是让被盘存的收费人员盘盈的一交了之,盘亏的一补了之,而是要根据具体情况进行具体分析,如果某收费员经常发生盘盈,金额并不特别大,应对其多加留意,比如增加对该收费员的盘存次数,发现一次作为一次差错进行扣罚,还可根据HIS中的退现记录,筛选其中有尾数的业务,按退现时间调阅监控视频,查看是否有零钞尾数故意不找的违规现象。另外,对于金额较大的盘盈和盘亏,应当及时调阅监控视频,查看是否多收现金或者多退现金,然后根据情况联系患者,进行相应的追索或补退。另外,稽查人员在盘点过程中,可仔细观察被盘点收费员的情绪变化,如果发现在回答问题时,被盘点收费员言语含糊,表情紧张,盘点结果又存在问题,那么就需要仔细对待,重点核查。

  经查实,确定属于贪污或挪用公款的,视情节严重程度,对当事收费员进行相应的处理和处罚,或移交公安司法机关追究其刑事责任。

  四、医院门诊收费备用金管理的目标和方向

  在当前推进国家治理体系和治理能力现代化的新要求下,确保企事业单位的财会信息的真实性和完整性显得尤其重要。企事业单位的库存现金的信息是财会信息的重要组成部分。企事业单位的库存现金属于国家的国有资产,企事业单位有责任有义务保证国家财产的安全真实,保证单位资金完整、有效运行,防止舞弊和错误的发生。现实社会中,管理失控和职务犯罪数量越来越多,数额越来越大,手段越来越复杂,对企事业单位的正常经营和稳定产生了很大的威胁。加强企事业单位的库存现金的管理,是为了保护国家财产的安全和完整,确保有关法律、法规和规章制度的贯彻执行,有效杜绝挪用和贪污公款等舞弊和犯罪行为的发生。

  五、医院门诊收费备用金管理的措施和手段

  1、单位加强管理,领导提高认识

  单位的任何一项工作,如果单位领导不重视,是无法完成和达到理想效果的。财务会计工作也同样如此。财务会计工作不是医院的主流工作,医院负责人一般由医务工作者担任,他们对财务会计工作往往不甚了解,重视不够,认为财务会计工作简单,没有技术含量,每个人都能胜任,导致财务管理工作偏于弱化。从一些典型案例的分析来看,其不良后果的主要原因,是单位负责人财经法律意识淡薄,不懂、不重视财务会计工作,使单位财务会计的规章制度形同虚设,单位的财务会计工作偏离甚至脱离正常的轨道造成的[7]。所以,作为单位的负责人,应当具备一定的财务会计知识,主动去了解财务会计工作,要清醒地认识到财务会计工作同样是单位的重点工作,财务会计工作的松懈会影响单位其他工作,严重的甚至会将单位毁于一旦。

  2、健全财务制度,落实财经法规

  没有人可以免疫职业道德的缺失,企事业单位要关注被忽略的职业道德盲区,把库存现金管理作为重点,制定库存现金管理制度,有利于促使企事业单位有效设计和执行库存现金控制;有利于巩固完善和严格执行库存现金管理制度,维护现金结算纪律;有利于揭示现金收支业务中的差错弊端,对贪污、挪用现金现象起震慑作用;有利于保护现金的安全完整。

  单位应按照国家相关法律和法规,根据本单位的工作实际,制定出一整套完善且操作性强的财务会计管理制度。对于备用金的管理,必须针对备用金在使用过程中的各个环节,制定专门的实施细则,保证切实可行并严格落实到位。制度的执行和落实必须达到管理的目的,即能够引导和规范员工行为,使之朝着正确的方向发展,消除某些员工的侥幸心理,使其不敢冒险进行违规操作。

  要定期进行制度落实情况检查,及时发现资金在使用和管理上存在的问题。每年至少一次,上级主管部门应召集下属财务主管小组人员或监督部门,对单位库存现金状况进行检查,看库存现金的使用情况是否真实、合规。

  3、规范内部控制,防范资金风险

  当企事业单位内部控制失效的情况下,与库存现金相关的违纪问题就更容易出现。所以,健全内控制度,完善内控系统是相互监督和相互制衡、杜绝舞弊和防止串通,减少违法和违规行为的有效方式。对岗位和人员采取科学的设计方案,应用职务分离制度是内部控制的基本原则。库存现金内部控制的基本要求是实行钱账分离,不相容岗位由不同人员任岗,岗位设置和职责分工应该能够相互控制,保证岗位之间能够相互检查、相互监督。具体为:1、对备用金进行账务处理的人员与使用备用金的人员不得为同一人;2、对备用金进行盘存的人员与使用备用金的人员不得为同一人;3、上述岗位的人员不得有亲属或血缘关系。

  4、注重教育培训,提升职业素养

  医院财务收费部门不属于医疗收入的创收部门,只有消耗、没有产出。所以往往得不到医院的重视,在医院的地位不如医疗人员和技术人员,薪金报酬也比医技人员低很多,致使很多财务人员归属感淡化、责任心不强,道德心缺乏。医院应当关注和重视此类状况,主动关心和帮助财务人员,重视和支持财务人员工作,提高财务人员的地位,对财务人员特别是窗口收费人员进行职业教育的培训和学习,纠正思想认识上的偏差,自觉注重现金管理,鼓励员工提出意见建议,充分发挥财务人员工作积极性、主动性和创造性,提高自我管理意识和法律意识,加强现金管理建设,促使每一位财务人员将恪守诚信、敬畏制度、依规操作、守纪守规作为自身的常态。

  5、采用科技手段,提高管理层次

  现在,大街上有共享单车、共享汽车,医院有共享轮椅、共享陪护折叠床,那么,备用金在管理上能否利用共享模式呢?

  2020年7月1日,财务智能银库系统在上海交通大学附属新华医院(以下简称“新华医院”)银库正式启用。新的智能银库系统是建立在智能箱柜硬件基础上的备用金智能管理方案,该系统应用了RFID、面部识别等现代技术,让收费员和备用金箱柜全部赋予了电子身份信息。打破了人箱结合的传统模式,让备用金共享化,箱柜由电脑按照设定好的规则集约管理,人机通过面部识别和触摸屏实现交互,实现了无人值守,用户自助存取,大大提高了资金利用效率和管理效能。

  新华医院智能银库系统解决了传统备用金模式的三大顽疾:1、资源闲置现象严重,非上班时间段收费员的备用金处于闲置状态,无法发挥应有的价值。2、管理成本较高,由于收费员的备用金都存放在各自归属的银箱格内,后台监管往往只能频繁地采取抽查的方式,耗时耗力。3、管控效果有局限,由于监管只能采用抽查的方式,备用金的轧帐和应缴款的日清日结管理始终无法形成监管闭环。

  新华医院智能银库在资金管理、内控管理、人员管理实现多方面突破,更是让备用金管理正式迈入了信息化行列,此举有力地推动了财务信息化建设的升级和完善。

  新华医院的智能备用金共享模式是对传统备用金管理模式的重大创新改革,对其他医院的同行极具参考和学习的价值。科技是用来造福人类的,当然也可“造福”备用金的管理。

  六、结束语

  综上所述,企事业单位的货币资金,是企事业单位流动资产的重要组成部分,也是国有资产的重要组成部分。由于其流动性强、涉及面广,导致管理上容易出现漏洞,致使货币资金被非法挤占和挪用,甚至产生舞弊和腐败。为了保证企事业单位货币资金的安全完整,必须提高企事业单位负责人和财会人员的综合素质;加强监督检查等应对措施,落实不相容岗位职务分离制衡;提高企事业单位货币资金的管理水平,防范货币资金流失,让货币资金发挥应有的作用。只有科学地制定现金管理体系,才能有效避免现金环节违法行为的发生,一定要强化企事业单位对现金的管理,提高监督功能,才能从源头上保证企事业单位货币资金的安全。只有企事业库存现金的管理符合企事业单位发展的要求,充分发挥这项资产的优势,才能维护企事业单位的正常经济运转,从而保证整个社会健康的经济秩序。

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